Oft wird den Mitarbeitern eines Unternehmens die Ausstattung ihres Arbeitsplatzes vorgegeben. Von der Hardware, über das Betriebssystem, bis hin zu den Applikationen, die vorinstalliert sind, ist alles klar definiert. Bei grossen Firmen ist das nachvollziehbar, da dies den internen IT-Support erleichtert und Sicherheitsrichtlinien besser durchgesetzt werden können. In KMUs und vor allem Start-ups ergibt dies jedoch weniger Sinn. Einheitliche Arbeitsgeräte bedeuten auch, dass sich alle Anpassen müssen. Anpassung bedeutet Kompromisse eingehen. In diesem Artikel möchte ich auf einige Vor- und Nachteile bei der Wahl der Arbeitsgeräte eingehen und aufzeigen, welche Varianten bei der Arbeitsplatzausstattung existieren.

Wichtige Aspekte

Wenn die Arbeitsplätze eines Unternehmens alle mit derselben Hardware und Software ausgestattet sind, ist der Support wesentlich leichter. Damit dies möglich ist, muss man aber entsprechend investieren. Nur sind es meist genau die flüssigen Mittel, die fehlen, wenn man ein Unternehmen gründet. Dadurch sind die erschwinglichen Geräte eher secondhand Ware, statt innovative Supermaschinen.
Bei BeeBase hatten Pascal und ich zu Beginn nur unsere eigenen Laptops sowie zwei etwas ältere, die noch bei uns zuhause herumlagen. Zudem konnten wir auf Freunde zählen, die uns mit von ihnen ausgemusterten Monitoren, Mäusen und Tastaturen ausstatteten. Als wir dann unsere ersten Mitarbeiter einstellten, gaben wir ihnen die Wahl, entweder ihre Privatgeräte mitzubringen oder eines unserer Geräte zu verwenden. “Bring Your Own Device” oder kurz “BYOD” ist zwar mittlerweile immer mehr verbreitet, dennoch wollten wir unseren Mitarbeitern einen hinreichend ausgerüsteten Arbeitsplatz bieten. Wenn das jemandem nicht genügte, sollte er die Möglichkeit haben, diesen entsprechend zu erweitern. Unter dem Strich war uns wichtig, dass sich jeder wohlfühlt und seinen Job effizient ausüben kann. Am Anfang einer Firmengeschichte funktioniert ein solches Vorgehen gut. Dies stellt jedoch kaum eine längerfristige Lösung dar und man sollte sich frühzeitig Gedanken machen, wie man das später handhaben will.

Mögliche Optionen

Wenn das Unternehmen floriert und man etwas Geld zusammen hat, kommen weitere interessante Optionen hinzu. Zuallererst sollte man sich die Frage stellen, ob man die Geräte als Firma stellen – und diese somit Firmeneigentum sind – oder ob man die “Bring Your Own Device” Philosophie verfolgen möchte.

Falls die Entscheidung auf firmeneigene Geräte fällt, sollte man sich Gedanken zu den existierenden Rollen innerhalb des Unternehmens machen. Da, wie in unserem Fall, ein Designer nicht dieselben Anforderungen an sein Gerät hat, wie beispielsweise ein Backoffice Mitarbeiter, sollte man dies bei der Wahl der Geräte berücksichtigen. Des Weiteren erhält der Mitarbeiter dadurch die Möglichkeit zu wählen, mit welchem Gerät er besser zurechtkommt und somit die Anforderungen an seine Arbeit besser erfüllen kann.

Entscheidet man sich für die BYOD Variante, muss man sich folgendem bewusst sein: Der Mitarbeiter hat eventuell ein langsames Gerät und braucht mehr Zeit für die zu erledigende Arbeit. Da der Mitarbeiter auf seinem privaten Gerät auch private Daten speichert, muss zudem vorgängig definiert werden, welchen Sicherheitsrichtlinien Folge geleistet werden müssen und dass im Falle einer Auflösung des Arbeitsverhältnisses die Firmendaten gelöscht oder sogar das komplette System neu aufgesetzt wird.

Wir bei BeeBase verfolgen inzwischen ein Hybridmodell, bei dem der Mitarbeiter bei Antritt des Arbeitsverhältnisses ein gewisses Budget für Hardware bekommt. Was er damit kauft, muss seiner Tätigkeit in der Firma dienen, nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses darf er die Komponenten aber behalten. Der Mitarbeiter kann selber entscheiden, ob er sich auf das Budget beschränken will oder selber noch etwas dazu beisteuern möchte. Vielleicht hat dieser auch bereits einen leistungsstarken Laptop und investiert das komplette Budget lieber in einen High End Monitor. Im Endeffekt ist er für die Ausstattung an seinem Arbeitsplatz selber verantwortlich.
Auch hier sollte die Rolle des Mitarbeiters im Unternehmen berücksichtigt werden. Höchstwahrscheinlich erfordern die verschiedenen Rollen verschiedene Budgets.
Da Hardware mit der Zeit ersetzt werden muss, ergibt es zudem Sinn, das Budget des Mitarbeiters mit der Zeit wieder aufzustocken. Dies kann z. B. auf monatlicher Basis realisiert werden. Der Mitarbeiter bekäme dann, zusätzlich zu seinem Lohn, einen kleinen Betrag gutgeschrieben, welcher für den Erwerb neuer Hardware eingesetzt werden darf.

– Nino –