Kommunikation ist wohl das Wichtigste überhaupt. Der Mensch kommuniziert ständig. Egal ob bewusst oder unbewusst, verbal oder nonverbal. Die Kommunikation ist zentraler Bestandteil unseres Lebens, in Beziehungen sowie dem täglichen Umgang miteinander. In diesem Beitrag möchte ich mich auf die Kommunikation im Unternehmensalltag konzentrieren und unsere Erfahrungen teilen.

Das grosse Problem

Kommunikation muss stattfinden, soweit gibt es wohl kaum etwas zu diskutieren. Allerdings muss man sich stets bewusst sein, dass Kommunikation auch Aufwand bedeutet. Man fokussiert sich auf eine Thematik, setzt sich mit seinem Gegenüber auseinander, nimmt Ansichten auf und prüft diese. Kurz – Kommunikation ist zeitaufwendig und erfordert Konzentration. Gleichzeitig hat man jedoch seine täglichen Arbeiten zu erledigen, die ebenfalls uneingeschränkte Aufmerksamkeit benötigen. Wie kann man diese zwei Dinge nun so handhaben, dass man trotzdem effizient ist?

Da Pascal und ich in der Vergangenheit selber negative Erfahrungen mit mangelhafter Kommunikation gemacht haben, wollten wir das natürlich verbessern. Mit diesem Vorsatz wollten wir stets für unsere Mitarbeiter erreichbar sein. Wenn jemand etwas brauchte, eine Frage hatte oder uns über etwas informieren wollte, konnte er jederzeit vorbeikommen. Schon nach kurzer Zeit wurden wir uns unserer eigenen Naivität bewusst. Der Arbeitstag schien nur noch aus Kommunikation zu bestehen und unsere eigenen Tasks blieben auf der Strecke, bis wir sie dann nach Feierabend abarbeiten konnten. Schnell wurde uns bewusst, dass das so nicht weitergehen konnte. Eine neue Strategie musste her. Schliesslich musste es doch möglich sein, Tagesgeschäft und Kommunikation sinnvoll und effizient unter einen Hut zu bringen.
Wir hatten schon zu Beginn verschiedene Tools in Verwendung, die uns in der Kommunikation unterstützen sollten. Darunter waren E-Mail, Chatprogramm sowie Smartphone enthalten. Was wir zunächst jedoch vernachlässigten, war die klare Definition, welcher Kanal wozu zu verwenden ist. Unser E-Mail-Client war beispielsweise permanent auf einem zweiten Monitor offen. Kam eine Nachricht rein, bekam sie gleich Prio 1. Das war ebenfalls ein Fehler, den wir dringend in Angriff nehmen mussten.

Zeitfenster definieren

Zunächst haben wir zwei fix eingeplante, wiederkehrende Meetings definiert. Im Weekly-Planning-Meeting, welches jeweils Montags stattfindet, werden die Tasks für die aktuelle Woche geplant und besprochen. Zusätzlich halten wir auf täglicher Basis ein kurzes Stand-up-Meeting ab, welches maximal 15 Minuten dauert. Dies ist an den Scrum-Prozess angelehnt, jedoch nicht Projekt-, sondern Firmenübergreifend. Da wir ein kleines Unternehmen sind, sehen wir uns als ein Team. Auch wenn die einzelnen Mitglieder komplett autarke Gebiete abdecken, ist der Austausch sehr wichtig. Einerseits fördert es das kollektive Verständnis für das Tagesgeschäftes des jeweils anderen. Des Weiteren ist “Out of the Box Thinking” per se gegeben, wenn sich jemand gar nicht im Detail mit der Thematik in der Box auskennt. Wenn jemand ein Problem im Marketing hat, liefert ihm ein Programmierer bestimmt andere Vorschläge, als ein anderer Marketing-Experte. Jeder kann somit wichtige Denkanstösse einbringen. Wie beim Daily Stand-up im Scrum gibt auch hier jeder Mitarbeiter ein kurzes Status-Update und kann wichtige Fragen klären. Stellt sich heraus, dass ein Anliegen den Rahmen des Meetings sprengen würde, wir dessen Abklärung auf später Terminiert. Ziel ist, dass nach dem Meeting jeder wieder seiner Tätigkeit nachgehen kann, ohne jemand anderen in seiner Konzentrationsphase stören zu müssen.

Kanäle sinnvoll nutzen

Weiter sollte die Kommunikation via E-Mail nur noch für nicht dringende Anliegen genutzt werden. Wir mussten auch lernen, das E-Mails von Kunden zwar wichtig waren, trotzdem nicht innerhalb von 15 Minuten beantwortet werden mussten. Wir beschränkten die Abarbeitung unseres Posteingangs also auf zweimal täglich. Dafür erstellten wir ebenfalls wiederkehrende Termine in unserem Kalender – einerseits zur Erinnerung, andererseits zur Mahnung, dass nur zu den bestimmten Zeiten E-Mails bearbeitet werden sollen. Dadurch lässt man sich nicht ablenken und kann seine aktuelle Arbeit effizienter verrichten.
Natürlich sind wir nach wie vor für dringende Fälle für unsere Mitarbeiter erreichbar. Durch die oben beschriebenen Massnahmen lassen sich “dringende Fälle” jedoch massgeblich reduzieren. Sollte dennoch etwas anstehen, haben wir unseren Chat via Slack, nehmen das Smartphone zur hand oder gehen direkt aufeinander zu, sofern sich derjenige an der selben Location befindet.

Rekapitulation

Fassen wir nochmals zusammen. Es empfiehlt sich, die Nutzung verschiedener Kommunikationskanäle zu definieren. Welcher Kanal soll wann und wofür verwendet werden. Zudem soll Kommunikation soweit wie möglich auf fix eingeplante Zeitfenster reduziert werden. Die Zeit jedes Mitarbeiters muss respektiert werden. Bevor man jemanden aus seinem Fokus reisst, sollte man sich gut überlegen, ob dies wirklich nötig ist oder ob man es nicht auf einen späteren, dafür vorgesehenen Termin verschieben könnte. Die eigene Disziplin ist dabei nicht zu vernachlässigen. Wer ständig auf sein Handy oder seinen E-Mail-Posteingang schaut, kann sich unmöglich auf seine eigentliche Tätigkeit konzentrieren.

– Nino –

In zwei Wochen dreht sich unser “BeeHind The Scenes”-Beitrag um das Sparen am richtigen Ort. Also schau vorbei, wenn dich das interessiert!