Prozesse. Bereits wenn ich dieses Wort höre, kommt Langeweile in mir hoch. Mein Kopf wird überflutet mit Bildern von Diagrammen und Flow Charts. Wow – wer kann da schon widerstehen?

Langeweile besiegen

Weshalb dieser Blog Post also? Nun, dazu möchte ich nochmals auf meinen Einstieg zurückkommen. Nämlich die Langeweile. Wer jetzt denkt, ich hätte diesen Beitrag aus Langeweile geschrieben, liegt falsch. Viel mehr möchte ich darauf hinaus, dass wir uns doch alle von langweiligen Dingen befreien möchten. Klar gibt es hie und da Tätigkeiten, die, wenn sie auch noch so eintönig erscheinen mögen, erledigt werden müssen. Unser Bestreben sollte jedoch darin bestehen, wo immer möglich, etwas zu finden, was uns bei solchen Tätigkeiten unterstützt. Uns das Leben erleichtert und somit Raum für interessante Dinge schafft. Dinge, denen wir uns gerne widmen.

Gewohnheiten schaffen

Im Arbeitsalltag zähle ich vor allem die wiederkehrenden Tasks zu den langweiligen. Um diese so schnell und effizient wie möglich zu erledigen, versuche ich, Gewohnheiten aufzubauen. Gewohnheiten machen uns effizienter und wir können sie meist beiläufig erledigen. Legt man beispielsweise seinen Schlüssel immer an denselben Platz zuhause, muss man nie Zeit damit verschwenden, ihn zu suchen. Man kann intuitiv an die gewohnte Stelle gehen und wird den Schlüssel dort vorfinden. Dieses Prinzip lässt sich auch im Arbeitsalltag umsetzen – was uns zurück zum eigentlichen Thema dieses Posts bringt. Bei immer wiederkehrenden Abläufen macht es Sinn, sich Zeit zu nehmen, diese klar zu dokumentieren. Kristallisieren sich dabei einzelne Prozessschritte mit Automatisierungspotenzial raus, sollte man dies unbedingt in Betracht ziehen. Dadurch beseitigt man nicht nur Zeitfresser, sondern auch die Langeweile, die sich oft dahinter verbirgt.

So, nun haben wir also einen Prozess. Ist er einmal definiert, muss man ihn nur noch befolgen. Nach einiger Zeit wird er zur Gewohnheit und man erledigt die Arbeit intuitiv.

Hierbei ist wichtig, dass man den Ablauf auch hin und wieder hinterfragt und auf Optimierungen prüft. Wenn man durch Optimierung bei einem täglich wiederkehrenden Ablauf fünf Minuten einsparen kann, ist das nach einer Woche schon fast eine halbe Stunde. Interessant wird es aber vor allem dann, wenn ein Prozess mehrere Akteure miteinbezieht. Wenn nämlich jeder dieser Personen mit dem Prozess vertraut ist, weiss auch jeder, was zu erwarten ist. Dies macht zudem die Schulung von neuem Personal einfacher und spart somit an dieser Stelle nochmals Zeit.

Ein Beispiel aus der Praxis

Bei BeeBase haben wir einen Prozess für unsere Social-Media-Kampagnen. Dieser ist klar definiert, dokumentiert und wo möglich, automatisiert. Er besteht aus verschiedenen Teilschritten und involviert mehrere Akteure. Sowohl der gesamte Prozess, wie auch die einzelnen Teilschritte, bekommen bei der Initiierung jeweils eine fixe Deadline gesetzt. Dabei haben wir Wert darauf gelegt, dass für die internen Kontrollen, wie auch für die Endkontrolle des Kunden selbst, genügend Zeit eingeplant ist. Aus diesem Grund planen wir die Kampagnen in der Regel bereits einen Monat im Voraus. Die Planung beinhaltet alle Posts für die zu betreuenden Plattformen für den kommenden Monat, inklusive Text, Bilder und anderen Medien. Zu Beginn werden diese Kampagnen in einem Google Doc konzipiert. Mit der Anmerkungs-Funktion können andere Akteure ihr Feedback anfügen, welches dann vom Social Media Manager miteinbezogen werden kann. Erst wenn der komplette Inhalt sowie die Grammatik geprüft wurde, werden die einzelnen Posts effektiv auf den jeweiligen Plattformen eingeplant.

Während des gesamten Prozesses trägt der Social Media Manager die Verantwortung. Damit dieser stets die Übersicht behält, nutzen wir ein speziell dafür erstelltes Trello Board, auf welchem klar ersichtlich ist, was der Status der Kampagne ist und welcher Akteur gerade an der Reihe ist. Ist ein Akteur mit seiner Arbeit fertig, vermerkt er das auf dem Board, worauf der nächste Akteur automatisch benachrichtigt wird.

Welche Vorteile haben wir durch die Einführung dieses Prozesses gewonnen? Nun, zum einen sind unsere Kampagnen früh genug durchgeplant, dass kurzfristige Wünsche von Kunden flexibel angenommen werden können, ohne dass wir in Zeitnot geraten. Des Weiteren wird man nicht täglich unterbrochen, um noch kurz den aktuellen Post, der noch am selben Tag raus muss, zu kontrollieren. Stattdessen nimmt man sich einmal die Zeit und kontrolliert den kompletten Monat durch, danach kann man sich wieder auf andere Tasks stürzen. Auch überflüssige Kommunikations-Round-Trips konnten wir eliminieren, da die Rolle jedes Akteurs bekannt ist und man jeweils benachrichtigt wird, wenn etwas ansteht. Zu guter Letzt bieten wir dadurch dem Kunden ein genügend grosses Zeitfenster, die bevorstehenden Posts zu reviewen und gegebenenfalls zu intervenieren.

Fazit

Wir hatten durch die Einführung gewisser Prozesse enorme Effizienzsteigerungen registriert. Da wir immer nach dem gleichen Schema vorgehen, weiss auch jeder Akteur genau, was zu erwarten und was zu tun ist. Zudem hat man alles sauber dokumentiert, was wiederum bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter hilft.
Was man niemals vernachlässigen sollte ist, dass man die Prozesse nach und nach wieder neu beurteilt und, wo nötig, Anpassungen vornimmt. Des Weiteren muss man sich natürlich strikt an die definierten Prozesse halten, denn nur dann kann man sich auch darauf verlassen.

– Nino –

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