Automatisierung ist nicht nur die Zukunft. Sie ist die Gegenwart. Kaum ein anderes Upgrade in KMUs bringt so viele Vorteile mit verhältnismässig kleinem Aufwand. Automatisierung steht nicht nur für mehr Zeit und Geld. Sie steht vor allem für weniger Stress, mehr Organisation und Professionalität. Doch was viele – und vielleicht auch dich – abschreckt, ist die komplizierte Umsetzung einer Prozessautomatisierung. Jedoch ist diese gerade heutzutage einfacher als die Meisten vermuten.

Wenig Automatisierung, viele Vorteile

Wenn man an Automatisierung denkt, springen einem sofort Bilder von Roboterarmen oder ähnlichen Maschinen in den Kopf, die den Job eingefleischter Arbeiter abnehmen und besser machen sollen. Doch dies ist nicht der Fall. Mittlerweile kann man durch viele kleine Hilfsmittel in so gut wie jedem KMU schon riesige Vorteile gewinnen. Einige davon erfordern wenig bis moderate Kenntnisse in dem Bereich der Automatisierung, die sich aber auch sehr leicht aneignen lassen. Und hier kannst du damit anfangen.

Du kannst damit anfangen, Kleinigkeiten wie das automatische Ablegen gewisser Absender in Ordner beim E-Mail Verkehr systematisch zu lösen. Ein gutes E-Mail-Verwaltungssystem ist dafür das A und O. Vielleicht steckst auch du noch viel zu viel Zeit in das herumschieben von E-Mails und Suchen von Absendern sowie Empfängern. Dabei gibt es ein weitreichendes Angebot von E-Mail Clients, die den Umgang mit elektronischer Post enorm erleichtern.

Des Weiteren ist es wichtig, dass du Daten, welche von mehreren Personen genutzt werden sollen, in einer gut strukturierten Cloud anlegst. Das spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern ermöglicht eine einfachere Planung und Strukturierung von Projekten. Zugriffsrechte können verteilt werden, sodass nur berechtigte Mitarbeiter auf vertrauliche Daten zugreifen können. Auch hier gibt es mittlerweile unzählige Cloud-Angebote verschiedenster Anbieter. Die meisten besitzen bereits die wichtigsten Funktionen und bieten schon eine beachtliche Speicherkapazität für wenig Geld.

Arbeiten in einem KMU mehrere bis viele Mitarbeiter, lohnt sich ein Zeit- und Ferienmanagement von Mitarbeitern durch Automatisierung. Ein System, welches es ermöglicht Zeiten und Ferien der Mitarbeiter zu erfassen und zu strukturieren, führt zu einer viel übersichtlicheren Zeiteinteilung. Das macht nicht nur das Leben der dafür Zuständigen leichter, sondern auch das der Arbeiter. Mehr Zeit für wichtige Dinge ist bei der Automatisierung deines KMUs das Stichwort.

Mehr Automatisierung durch Zapier

Hat man viele Programme, Clouds und Datenbanken, verliert man schnell den Überblick. Gerade hier scheint Automatisierung durch ein besonderes Werkzeug sinnvoll: Zapier.
Zapier ermöglicht die Verbindung von über 1000 Apps, darunter auch die gängigsten sozialen Medien, Clouds, Datenbanken und E-Mail-Verwaltungsprogrammen, um Struktur und Ordnung zu schaffen. Dadurch verschafft man sich bei der gleichzeitigen Nutzung vieler Apps gleich mehrere Vorteile.

Effizienz für jedermann ist hier das Motto. Du musst kein Entwickler sein, um Zapier zu nutzen und einen sogenannten „Zap“ (Verbindung von einer App mit einer anderen) zu erstellen. Zapier hilft dir, durch eine übersichtliche Bedienungsoberfläche und viele ausführlichen Erklärungen, bei der Automatisierung deines KMUs. Und wenn etwas unklar bleibt, gibt es für diesen Fall unzählige Tutorials in Text- und Videoform, welche dir helfen dein Leben leichter zu machen und eine Menge Zeit und Geld zu sparen.

Doch wieso überhaupt umsteigen, wenn doch bisher alles klappt? Ganz einfach. Weil dadurch ein so enormer Mehrwert für dein KMU erzeugt wird, dass die Entscheidung dagegen mit roten Zahlen auf dem Papier gleich zu setzen sind.
Früher oder später werden auch die kleinsten Unternehmen anfangen, Automatisierung in ihre Aufgaben einzubinden. Die Zeit der lästigen und vor allem unnötigen Beschäftigung mit Aufgaben, die automatisierte Systeme sowieso besser erledigen, ist vorbei. Jetzt Zeit gut investieren, um später ein vielfaches davon zu sparen.