5 Schritte zur Digitalisierung von KMU

Die Digitalisierung ist für jedes Unternehmen ein wichtiger Schritt, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Aber was bedeutet sie für KMU?

Digitalisierung bedeutet, dass KMU Technologien und digitale Lösungen nutzen, um ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und zu automatisieren, ihre Produkte und Dienstleistungen zu verbessern, ihre Kundenbeziehungen zu stärken und wettbewerbsfähig zu bleiben. Für KMU ist es heute unerlässlich, mit dieser Entwicklung Schritt zu halten, um in einem zunehmend wettbewerbsintensiven Markt zu überleben. Unternehmen, die sich nicht an den digitalen Wandel anpassen, laufen Gefahr, von ihren Konkurrenten überholt zu werden oder sogar vom Markt zu verschwinden.

Die Herausforderung besteht darin, die Digitalisierung erfolgreich zu implementieren und laufend weiterzuentwickeln. "Digitalisierung ist ein kontinuierlicher Prozess und kann nie als abgeschlossen betrachtet werden. Für uns als Digitalisierungsbegleiter geht es darum sicherzustellen, dass ein Unternehmen langfristig aus jedem investierten Franken einen Ertrag von zwei Franken erzielt.”, bringt es Nino Lanfranchi, Mitgründer von BeeBase auf den Punkt.

Die folgenden Digitalisierungsschritte können helfen, den Prozess der Digitalisierung zu strukturieren und zu optimieren.

Schritt 1: Analyse der bestehenden Geschäftsprozesse

Der erste Schritt bei der Digitalisierung von KMU besteht darin, die bestehenden Geschäftsprozesse zu analysieren. Eine sorgfältige Analyse hilft dabei, Schwachstellen und Engpässe in den Prozessen zu identifizieren, die durch den Einsatz digitaler Technologien verbessert oder automatisiert werden können. Hierbei sollten auch die Kundenbedürfnisse und -erwartungen berücksichtigt werden, um sicherzustellen, dass die digitalen Lösungen eine höhere Kundenzufriedenheit und Kundenbindung ermöglichen.

Die Analyse der Geschäftsprozesse kann zum Beispiel durch Workshops mit den Mitarbeitenden erfolgen, die von einem externen Partner wie BeeBase begleitet und moderiert werden. Es ist wichtig, dass alle relevanten Bereiche des Unternehmens einbezogen werden, um eine ganzheitliche Analyse zu gewährleisten.

Schritt 2: Auswahl der passenden digitalen Tools

Ausgehend von der Analyse der Geschäftsprozesse wird untersucht, welche Tools bereits im Einsatz sind und welche weiteren geeigneten digitalen Werkzeuge eingesetzt werden können, die den Anforderungen des Unternehmens entsprechen. Hierbei sollten nicht nur die aktuellen Anforderungen berücksichtigt werden, sondern auch zukünftige Entwicklungen und Trends. Wichtig ist auch, dass die ausgewählten Tools flexibel und skalierbar sind, um auch in Zukunft den Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden.

Die Auswahl digitaler Werkzeuge kann durch Marktanalysen, durch den Austausch mit anderen Unternehmen oder wiederum durch die Beauftragung eines externen Partners erfolgen. Es ist wichtig, dass die Werkzeuge auch mit den bestehenden Systemen kompatibel sind, um eine reibungslose Integration zu gewährleisten.

Schritt 3: Schulung der Mitarbeitenden

Die Einführung digitaler Technologien erfordert auch eine Anpassung der Arbeitsweise und ein Umdenken bei den Mitarbeitenden. Daher ist es wichtig, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf die neuen Tools und Prozesse vorzubereiten und ihnen die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse zu vermitteln. Idealerweise werden die Mitarbeitenden frühzeitig in die Entwicklung der optimierten Prozesse einbezogen. Dies fördert die Akzeptanz und die Motivation, die Innovation erfolgreich anzuwenden. Es ist wichtig, dass den Mitarbeitenden dabei auch die Angst vor Veränderungen genommen wird.

Die Schulungen sollten möglichst praxisnah und zielgruppenorientiert gestaltet sein, um einen optimalen Lernerfolg zu erzielen. Es kann sinnvoll sein, Schulungen durch interne oder externe Experten durchführen zu lassen oder auch auf E-Learning-Kurse zurückzugreifen.

Schritt 4: Integration der digitalen Tools

Nach der Auswahl der passenden digitalen Tools und der Schulung der Mitarbeitenden müssen diese in die bestehenden Geschäftsprozesse integriert werden. Hierbei ist es wichtig, dass die neuen Tools reibungslos mit den bestehenden Systemen und Prozessen zusammenarbeiten. Die Integration kann beispielsweise durch Testläufe oder durch die schrittweise Implementierung erfolgen, um potenzielle Störungen und Ausfallzeiten zu minimieren.

Eine erfolgreiche Integration erfordert auch eine klare Kommunikation mit den Mitarbeitenden und gegebenenfalls mit Kunden und Partnern, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Schritt 5: Kontinuierliche Optimierung

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist ein kontinuierlicher Prozess, der sich an den sich ständig ändernden Bedürfnissen und Anforderungen des Unternehmens und des Marktes orientieren muss. Es ist wichtig, regelmässig zu überprüfen, ob die eingesetzten digitalen Technologien noch den Anforderungen entsprechen und ob es neue Möglichkeiten gibt, um die Geschäftsprozesse weiter zu optimieren.

Hierbei sollte auch darauf geachtet werden, dass die Mitarbeitenden in den Prozess der kontinuierlichen Optimierung einbezogen werden, um ihr Feedback und ihre Ideen zu berücksichtigen. Eine regelmässige Schulung und Weiterbildung der Mitarbeitenden ist ebenfalls wichtig, um sicherzustellen, dass sie über die notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten verfügen, um die digitalen Tools und Prozesse optimal zu nutzen.

Die Digitalisierung ist eine Chance für KMU, Geschäftsprozesse zu optimieren, die Kundenbindung zu stärken und das Unternehmenswachstum zu fördern. Wir von BeeBase verfügen über umfassende Erfahrung und Fachwissen in all den oben genannten Bereichen und bieten massgeschneiderte Lösungen, die auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind.